11. Documento de gestión de expedientes

11. Documento de gestión de expedientes
11.1 Este documento se utilizará para el registro de las siguientes operaciones de gestión de expedientes:
a) Alta. Incorporación al sistema de los datos generales relativos a los expedientes que se creen durante el ejercicio.
Para poder registrar la primera de las operaciones que se efectúe relativa a un determinado expediente, ya sea ésta una retención de crédito, autorización del gasto o cualquier operación que acumule junto con otras fases la autorización del gasto, será requisito imprescindible que el expediente en cuestión esté dado de alta en el Subsistema de Proyectos de Gasto, por lo que si este hecho no se ha producido con anterioridad, al respectivo documento RC, A, AD o ADOK, se habrá de acompañar el correspondiente documento de gestión de expedientes.
b) Modificación. Operación prevista para la rectificación de datos generales de expedientes.
c) Cancelación. Operación mediante la que se posibilita la suspensión de la ejecución de expedientes.
Solo podrá realizarse cuando se hubiese concluido la tramitación de todos los gastos imputados al expediente en cuestión, es decir, siempre que no existiesen retenciones de crédito u operaciones de ejecución del gasto que estuviesen pendientes de la realización de fases posteriores, incluyendo entre éstas la realización del pago.
d) Descancelación. Para la anulación de cancelaciones de expedientes.
e) Baja. Para la eliminación de expedientes creados por error.
Esta operación solo se podrá realizar cuando no existiesen operaciones imputadas al expediente.
11.2 Los datos a incorporar al documento serán los siguientes:
Oficina contable. (Idéntico contenido que el indicado en el documento de «gestión de superproyectos»).
Sección. (Idéntico contenido que el indicado en el documento de «gestión de su perproyectos»).
Clase de operación a efectuar. Se marcará la casilla correspondiente a la operación que se vaya a realizar.
Únicamente se podrá realizar una operación por cada documento contable.
Código proyecto. Este dato únicamente se requerirá en las operaciones de alta de expedientes.
Se consignará el código del proyecto al que se asigne el expediente que vaya a ser dado de alta.
Código expediente. En las operaciones de alta este dato no deberá ser cumplimentado, ya que el código de expediente es asignado por el propio sistema.
Para el resto de las operaciones se consignará el código de expediente a que las mismas se refieran, siendo dicho código el que hubiese proporcionado el sistema en el alta del expediente en cuestión.
Denominación expediente. Este dato únicamente se requerirá para las operaciones de alta y, en su caso, modificación.
Mediante el oportuno literal se indicará la denominación del expediente.
Comunidad Autónoma. Este dato únicamente se requerirá para las operaciones de alta y, en su caso, modificación.
Se consignarán el código numérico y literal de la Comunidad Autónoma o grupo de Comunidades Autónomas donde vaya a ser ejecutado el expediente.
Provincia. Este dato únicamente se requerirá para las operaciones de alta y, en su caso, modificación.
Se consignarán el código numérico y literal de la Provincia o grupo de Provincias donde vaya a ser ejecutado el expediente.
Cuenta P.G.C.P. Únicamente se requerirá para las operaciones de alta y, en su caso, modificación.
Este dato recoge la cuenta a la que deberán imputarse las obligaciones como consecuencia de su ejecución.
En el caso de que el reconocimiento de obligaciones derivadas de la ejecución del expediente, pueda imputarse a diferentes cuentas especificadas en la tabla de clasificaciones económicas del sistema de información contable, se consignará una G.
Para el caso concreto de la A.G.E., cuando el campo cuenta P.G.C.P. esté tipificado con la letra G, antes de contabilizar el reconocimiento de la obligación, habrá de modificarse dicho campo mediante la asignación de una cuenta concreta.
Tipo de expediente. Este dato, que solo se requerirá para las operaciones de alta y, en su caso, modificación, permite una clasificación de los expedientes que se puedan tramitar en la ejecución de los diferentes proyectos.
Se consignará el código que corresponda según la clasificación que seguidamente se detalla:
Código
·
Tipo de expediente
·
001
·
Expediente de contrato de obras.
·
002
·
Expediente de contrato de suministro.
·
003
·
Expediente de contratación centralizada.
·
006
·
Expediente de contrato patrimonial.
·
007
·
Expediente de expropiaciones.
·
009
·
Expediente de intereses de demora.
·
011
·
Expediente de contrato de gestión concesión de servicios públicos. servicios.
·
012
·
Expediente de contrato de servicios.
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014
·
Expediente de inversiones militares FAS.
·
015
·
Expediente de contrato de obras abono total.
·
016
·
Expediente de contrato de suministro de fabricación del Ministerio de Defensa.
·
017
·
Expediente de contrato de concesión de obras públicas.
·
018
·
Expediente de contrato de concesión de obra pública bajo la modalidad de abono total.
·
019 020
·
Expediente de contrato de colaboración entre el sector público carácter administrativo especial.
·
021
·
Encargos.
·
999
·
Otros expedientes.
·
Téngase en cuenta que esta última actualización de los tipos de expediente 011 y 021 y la eliminación del 019, establecida por la disposición adicional 2.1 de la Resolución de 17 de septiembre de 2019. BOE-A-2019-13633, produce efectos desde el sector privado. 26 de enero de 2020, según determina su disposición final única.
Redacción anterior:
Código
·
020 Tipo de expediente
·
011
·
Expediente de contrato de carácter administrativo especial. gestión de servicios públicos.
·
021 019
·
Encomiendas Expediente de Gestión. contrato de colaboración entre el sector público y el sector privado.
·
999 021
·
Otros expedientes. Encomiendas de Gestión.
·
Tipo de gestión. Mediante este dato, que solo se requerirá para las operaciones de alta y, en su caso, modificación, se podrá delimitar el detalle de información con el que efectuar el seguimiento de la ejecución de los distintos tipos de expedientes.
Dicho detalle de información será el que se indica, para los distintos tipos de expedientes y de gestión, en el documento de gestión de trámites de expediente (apartado 14 de esta Resolución).
El tipo de gestión de los expedientes se determinará por los propios servicios gestores, de acuerdo con los criterios que, al respecto, se establezcan por la Intervención General de la Administración del Estado.
Este dato se cumplimentará consignando el código que corresponda al tipo de gestión elegido, de acuerdo con las opciones que a continuación se indican:
Código
·
Tipo de gestión
·
00
·
Gestión mínima.
·
02
·
Gestión amplia.
·
Anualidades iniciales. Este dato únicamente se requerirá para las operaciones de alta y, en su caso, modificación.
Se consignará el número de anualidades previstas en la ejecución del expediente.
Este dato deberá ser coherente con los datos correspondientes al año de inicio y año de finalización del proyecto al que estuviese asignado el expediente.
Regulación armonizada. Este dato se cumplimentará para los expedientes que conforme a los requisitos establecidos en la Ley de Contratos del Sector Público estén sujetos a Regulación Armonizada.
Contrato menor. Este dato permite recoger los expedientes que estén calificados como Contrato menor conforme a lo establecido en la Ley de Contratos del Sector Público.
Sujeto a Convenio de Colaboración. Este dato se requiere para el caso de expedientes que se celebren en el marco de un Convenio de Colaboración.
Texto libre de la operación. (Idéntico contenido que el indicado en el documento de «gestión de superproyectos»).