ANEXO I

ANEXO I

Procedimientos de registro, acceso al sistema y firma electrónica de documentos

Se describen a continuación los procedimientos inicialmente previstos en relación al registro de usuarios, así como de acceso al sistema y firma de documentos electrónicos. Estos procedimientos podrán ser adaptados de acuerdo a las necesidades y a la evolución del sistema Cl@ve para una mejor prestación del servicio a los ciudadanos.

La información actualizada de los procedimientos podrá encontrarse en www.clave.gob.es.

1. Procedimientos de alta en el registro.

Existirán tres procedimientos de registro diferenciados en el sistema Cl@ve: registro telemático sin certificado electrónico reconocido, registro telemático con DNI electrónico o certificado electrónico reconocido, y registro presencial.

1.1 Registro telemático sin certificado electrónico reconocido.

Esta modalidad de registro se corresponde con un Nivel de garantía de registro Básico.

Este procedimiento de registro se inicia mediante la solicitud por parte del ciudadano ante la entidad responsable del Registro, o a instancias de esta última sin solicitud previa, utilizando para esta identificación inicial del ciudadano un dato conocido por el ciudadano y la entidad. Una vez verificada la identidad, se remitirá a la dirección postal del ciudadano que conste en la entidad responsable del registro una carta de invitación al sistema Cl@ve, en la que se incluirá un código seguro de verificación (CSV).

Una vez recibida la carta, el ciudadano puede acceder a la aplicación de registro en Cl@ve, donde se le solicitan los datos personales necesarios para completar el registro, así como el código CSV de la comunicación emitida. Como medida de seguridad adicional en el momento del registro, también se solicitará un dato de verificación conocido por el ciudadano y la entidad.

Como respuesta, se emite un acuse de recibo firmado electrónicamente por el sistema con un CSV que incluye los datos proporcionados, y que incluirá el código de activación asociado al registro realizado.

1.2 Registro telemático con DNI electrónico o certificado electrónico reconocido.

Esta modalidad de registro se corresponde con un Nivel de garantía de registro Avanzado

Los ciudadanos con certificado electrónico reconocido o DNIe, podrán formalizar el registro en el sistema Cl@ve mediante una aplicación web sin necesidad de acudir a ninguna oficina.

El ciudadano accederá al punto de registro telemático de Cl@ve y se identificará con su certificado reconocido o DNIe. La aplicación de registro tomará del certificado los datos identificativos del ciudadano, y los verificará contra los que figuren en su DNI. Puesto que se tomarán como ciertos para su incorporación al registro los datos correspondientes al DNI, si los datos del DNI y del certificado no coinciden exactamente, se informará de esta discrepancia al ciudadano para que efectúe las correcciones pertinentes en la información proporcionada.

A continuación se le pedirán los otros datos necesarios para el registro, incluidos su número de teléfono móvil y su dirección de correo electrónico y firmará con su certificado esta solicitud, incluyendo la selección de la casilla donde declara haber leído y estar de acuerdo con los términos y condiciones de uso.

Se le dará un acuse de recibo firmado por el sistema con los datos proporcionados, documento que incluirá el código de activación asociado al registro realizado. El sistema informará al usuario de la utilidad del código de activación y se recalcará la importancia de su conservación para poderlo usar como factor de autenticación en caso de olvido de contraseña.

1.3 Registro presencial.

Esta modalidad de registro se corresponde con un Nivel de garantía de registro Avanzado

El ciudadano podrá registrarse en persona en cualquiera de las oficinas de registro autorizadas del sistema Cl@ve. Estas oficinas contarán con una aplicación de registro que les permitirá, una vez identificado el ciudadano ante un empleado público, formalizar el registro. Para asegurar el estricto control por parte del usuario de los medios de identificación utilizados en el sistema, no se permitirá que el registro presencial sea realizado por una persona en representación de otra.

El proceso de registro presencial se realizará de acuerdo con lo establecido en la Resolución de la Dirección de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones por la que se establecen las condiciones para actuar como oficina de registro presencial del sistema Cl@ve.

1.4 Bienvenida al sistema Cl@ve.

Una vez completado el registro en Cl@ve en cualquiera de las modalidades descritas anteriormente, el ciudadano recibirá, en el número de teléfono que acaba de registrar, un SMS de bienvenida al sistema.

A partir de la recepción de dicho SMS, el ciudadano registrado puede ya utilizar el sistema Cl@ve PIN y acceder a los sistemas de activación de contraseña del sistema Cl@ve permanente.

1.5 Obtención de nivel avanzado de garantía de registro.

Determinados servicios de Administración Electrónica requieren que el registro en Cl@ve se haya realizado con un nivel de garantía de registro avanzado, esto es, de forma presencial o telemáticamente con DNI electrónico o certificado electrónico reconocido.

Los ciudadanos que se hayan registrado en Cl@ve de forma telemática con una carta de invitación con un código seguro de verificación (CSV), y que por tanto dispongan únicamente de un nivel de garantía de registro básico, podrán solicitar la obtención del nivel avanzado personándose en las oficinas de registro o accediendo mediante DNIe o certificado electrónico reconocido a los sistemas de registro de Cl@ve.

1.6 Tratamiento del procedimiento de alta de un número de teléfono ya registrado.

El tratamiento descrito a continuación es común a los tres procedimientos de alta descritos anteriormente.

Por motivos de seguridad, el sistema requiere que un número de teléfono esté asignado a un único ciudadano usuario del sistema Cl@ve. En el caso de que un ciudadano intente registrarse con un teléfono que ya está dado de alta en el sistema asignado a otro usuario registrado, se seguirá este procedimiento para completar el registro:

1. Se explicará al ciudadano la situación detectada y se enviará un SMS con un código de un solo uso al número de teléfono móvil que se pretende registrar para que el usuario, o en su caso el empleado público que atiende el registro presencial, lo aporte en ese mismo momento para demostrar que el ciudadano es el poseedor del teléfono.

2. El sistema comprobará la validez del código de un solo uso aportado y en el caso de ser correcto se completará el registro y se procederá a revocar el número de teléfono al usuario que lo tenía anteriormente asignado. En caso contrario no se podrá completar el proceso de registro.

3. El usuario cuyo número de teléfono haya sido revocado en aplicación de este procedimiento no causará baja en el sistema Cl@ve, pero no podrá hacer un uso efectivo del mismo. Si el usuario intenta acceder al sistema se le informará que su usuario ha sido revocado por razones de seguridad con el fin de garantizar una asociación única con el número de teléfono móvil, y se le invitará a subsanar esta incidencia aportando un nuevo número de teléfono mediante el procedimiento establecido al efecto.

4. A los exclusivos efectos de informar al usuario que ha sido revocado su número de teléfono en aplicación de este procedimiento, el sistema podrá utilizar alguno de los datos de contacto incluidos en la Base de Datos de Registro para comunicarle esta incidencia y que pueda proceder a subsanarla, en su caso.

2. Procedimientos de baja en el registro.

Se habilitarán tres procedimientos de baja en el sistema Cl@ve:

2.1 Procedimiento de baja por renuncia.

El ciudadano puede renunciar a la utilización del sistema Cl@ve en cualquier momento, incluso aunque no se haya dado de alta en el mismo.

La renuncia podrá llevarse a cabo en el portal www.clave.gob.es, identificándose ante él y eligiendo en las opciones de usuario la de renuncia al sistema. En este caso el sistema deberá mostrar primero una pantalla de aviso para informar al usuario de que ya no podrá acceder al sistema y que si posteriormente quiere darse da alta deberá proceder de nuevo al procedimiento de registro como usuario. Si el ciudadano confirma esta pantalla, el sistema marcará al usuario como dado de baja por renuncia. Indistintamente podrá realizar esta petición usando DNIe o certificado electrónico reconocido o de manera presencial en una oficina. Si el registro se ha realizado a nivel básico, mediante carta de invitación, la renuncia también se podrá tramitar mediante el código CSV incluido en la misma.

Si un ciudadano renuncia al sistema, se revocará su certificado electrónico centralizado, caso de existir, y se deshabilitará su acceso electrónico tanto mediante Cl@ve PIN como mediante Cl@ve Permanente a los servicios de identificación, autenticación y firma electrónica Cl@ve.

2.2 Procedimiento de revocación de oficio.

El sistema Cl@ve podrá gestionar la revocación de oficio de usuarios registrados en el sistema cuando concurran circunstancias que pongan en riesgo la seguridad del mismo, como un uso fraudulento o desleal del sistema o cuando se produzca una modificación sustancial de los datos de identificación utilizados en el registro, como son el cambio del nombre o los apellidos en su DNI o la nacionalización o expulsión de extranjeros.

A los exclusivos efectos de informar al usuario que ha sido revocado en aplicación de este procedimiento, el sistema podrá utilizar alguno de los datos de contacto incluidos en la Base de Datos de Registro para comunicarle esta incidencia.

La revocación solo podrá dar lugar a una nueva alta cuando se hayan modificado las circunstancias que motivaron la misma.

Los efectos de la revocación serán los mismos que los de la renuncia, de forma que se revocará su certificado electrónico centralizado, caso de existir, y se deshabilitará su acceso electrónico tanto mediante Cl@ve PIN como mediante Cl@ve Permanente a los servicios de identificación, autenticación y firma electrónica de Cl@ve.

2.3 Procedimiento de baja por fallecimiento.

El sistema Cl@ve gestionará automáticamente y de oficio la baja de los usuarios fallecidos de los que se tenga constancia y se encuentren registrados. Los efectos de la baja por fallecimiento serán los mismos que los de la renuncia: se revocará el certificado electrónico centralizado del usuario, caso de existir, y se deshabilitará su acceso electrónico tanto mediante Cl@ve PIN como mediante Cl@ve Permanente a los servicios de identificación, autenticación y firma electrónica de Cl@ve.

3. Procedimientos de modificación de datos en el registro.

Se habilitarán los siguientes procedimientos de modificación de datos del registro:

3.1 Procedimiento de modificación del número de móvil.

Si el ciudadano desea modificar el número de móvil que notificó durante el acto del registro, deberá acudir de nuevo a una oficina de registro donde le actualizarán, previa identificación con su DNI, TIE o Certificado de Ciudadano de la Unión Europea, el número de teléfono móvil en la base de datos y le proporcionarán un nuevo código de registro para futuras operaciones, teniendo que firmar de nuevo el correspondiente documento de aceptación. También podrá hacer la operación de forma telemática, si el usuario dispone de un certificado electrónico reconocido o DNIe.

En el caso de que el nuevo número de teléfono móvil ya esté dado de alta en el sistema, se aplicará el procedimiento de alta de un número de móvil ya registrado descrito anteriormente.

El procedimiento de modificación del número de móvil no implica la revocación del certificado electrónico centralizado del ciudadano ni la desactivación de su usuario y contraseña de acceso.

3.2 Procedimiento de modificación de otros datos.

El usuario registrado en el sistema puede modificar otros datos asociados al registro, a excepción del número de DNI y del nombre y los apellidos.

Estas modificaciones se podrán realizar telemáticamente en el portal www.clave.gob.es o en una de las oficinas de registro.

El procedimiento de modificación de estos datos no generará un nuevo código de activación aunque sí el documento de aceptación de condiciones, donde se incluirán los nuevos datos declarados por el ciudadano.

4. Procedimiento de uso de Cl@ve PIN.

En la Modalidad de Identificación Cl@ve ocasional, el usuario aportará la primera parte de su clave y recibirá un código en su dispositivo móvil, de validez muy limitada en el tiempo, que conjuntamente conforman el código de acceso.

Para reforzar la seguridad del sistema de identificación y autenticación se divide el código de acceso (Cl@ve PIN) en dos partes:

• Clave de acceso: la define el usuario cada vez que solicita un Cl@ve PIN. No tiene que ser siempre la misma.

• PIN: la envía el sistema Cl@ve al móvil del usuario cuando lo solicita.

De manera que la unión de ambos datos conforma el Código de Acceso.

Código de Acceso (Cl@ve PIN) = Clave de Acceso + PIN.

Este sistema permite al ciudadano tener el control sobre una parte del código de acceso de forma que es el usuario quien lo define cada vez que solicita un PIN. Como medida de seguridad adicional, este código nunca se envía en claro al sistema Cl@ve. De esta manera, se logra que, aunque otra persona pudiera tener acceso a estos mensajes, no podría suplantar al usuario pues le faltaría conocer la parte del código que define el propio usuario.

Se definen los siguientes procedimientos relativos a la obtención y utilización del sistema Cl@ve PIN:

4.1 Procedimiento de obtención de Cl@ve PIN.

Para la obtención de un PIN en el sistema Cl@ve, el solicitante deberá acceder al portal de gestión de la Cl@ve ocasional, donde deberá introducir su usuario Cl@ve (número del DNI o NIE), información de contraste conocida por ambas partes, elegir una clave de acceso, que no es necesario que sea siempre la misma, y solicitar un nuevo PIN. Como resultado, el sistema Cl@ve enviará un código al teléfono móvil registrado con el que el usuario podrá completar la autenticación.

4.2 Procedimiento de utilización de Cl@ve PIN.

Para completar la autenticación en el sistema el usuario deberá introducir su usuario Cl@ve (DNI o NIE) y su código de acceso formado por la clave seleccionada en el momento de la obtención y el PIN recibido en su teléfono móvil.

Si el solicitante introduce erróneamente el código de acceso más veces de las permitidas, por motivos de seguridad, se bloqueará el acceso de forma temporal.

La validez del PIN es la siguiente:

• Validez temporal: Se deberá utilizar el PIN que se ha recibido en el teléfono móvil para completar el acceso al sistema antes de 10 minutos. Pasado ese tiempo, si no se ha llegado a acceder a Cl@ve, se deberá solicitar un nuevo PIN.

• Número de usos: El PIN se configura como una clave de un solo uso (OTP), de forma que se garantice que siempre que se solicite una autenticación con Cl@ve PIN se fuerce al usuario a iniciar el proceso de solicitud de un nuevo PIN para poder autenticarse en esa sesión.

• Sesión: Una vez identificado mediante Cl@ve PIN se puede acceder a los servicios que permitan Cl@ve hasta que se produzca la desconexión de la Sede Electrónica o se cierre el navegador.

5. Procedimientos de activación y gestión de contraseñas.

Se definen los siguientes procedimientos relativos a la activación de cuentas de usuario en el sistema Cl@ve y gestión de las contraseñas:

5.1 Procedimiento de activación.

Para la activación de la cuenta de usuario en el sistema Cl@ve, necesaria para poder utilizar la modalidad de identificación de Cl@ve permanente, el solicitante deberá acceder al portal www.clave.gob.es, donde deberá introducir su identificador de usuario Cl@ve (DNI o NIE), su dirección de correo electrónico y el código de activación que se le ha suministrado en el acto del registro. Si son correctos, el sistema le enviará un mensaje al móvil con un código de un solo uso que el usuario deberá introducir en el sistema y, una vez comprobado, le permitirá introducir la contraseña que prefiera para acceder ulteriormente a Cl@ve, cumpliendo con las características mínimas de seguridad definidas.

Si el solicitante introduce erróneamente el código de activación más veces de las permitidas, el código de activación quedará bloqueado por motivos de seguridad y se precisará la generación de uno nuevo.

5.2 Procedimiento de cambio de contraseña.

Las contraseñas de los usuarios caducarán en el plazo determinado por la política de seguridad del sistema, plazo que se comunicará en el portal www.clave.gob.es. En cualquier caso, el usuario podrá cambiar la contraseña de acceso en cualquier momento. Para ello accederá al sistema con su usuario y contraseña y dentro de las opciones de usuario elegirá cambiar contraseña. Introducirá la nueva contraseña y el sistema le enviará un código de un solo uso al móvil para confirmar la operación.

Esta operación podrá realizarse también accediendo con DNIe o certificado reconocido, en cuyo caso no hará falta el código de un solo uso.

5.3 Procedimiento de restablecimiento de contraseña.

Este procedimiento será necesario si el ciudadano olvida su contraseña o ésta queda bloqueada al producirse el número máximo de intentos fallidos en la introducción de la misma. En tal caso habrá de establecerse una contraseña nueva.

Para restablecer la contraseña, el ciudadano accederá al sistema con su usuario y seleccionará la opción de «restablecimiento de contraseña». El sistema le pedirá el código de activación que se le entregó en el proceso de registro y que deberá coincidir con el que consta en la base de datos. Si es correcto, el sistema enviará un código de seguridad al móvil del ciudadano, código que deberá introducir para restablecer la contraseña.

5.4 Procedimiento de recuperación del código de activación.

Si el usuario desea restablecer la contraseña y no dispone del código de activación, podrá obtener un nuevo código de activación acudiendo a una oficina de registro o telemáticamente autenticándose mediante certificado electrónico reconocido o DNIe o mediante Cl@ve PIN. Esta operación no precisa la emisión del documento de aceptación puesto que el ciudadano no está declarando ningún dato nuevo.

6. Procedimientos de gestión de certificados y firma electrónica.

Los siguientes procedimientos son de aplicación en relación a los certificados electrónicos centralizados para firma.

6.1 Procedimiento de emisión de los certificados centralizados para firma con la plataforma Cl@ve.

Una vez que el usuario se ha registrado en el sistema con nivel avanzado de garantía de registro, ha activado su Cl@ve Permanente, y ha solicitado expresamente la emisión de sus certificados electrónicos centralizados para firma mediante la plataforma Cl@ve, dicha emisión se llevará a cabo la primera vez que el ciudadano acceda al procedimiento de firma con el sistema Cl@ve.

El sistema informará al ciudadano de que se le va a emitir su certificado, así como de las garantías de seguridad ofrecidas por la Administración para la custodia y acceso al mismo, y generará en ese momento su clave privada y la almacenará en el sistema de forma protegida, de modo que se garantice, con un alto nivel de confianza, su uso bajo el control exclusivo de su titular.

La generación de los certificados deberá hacerse acorde con los requisitos que la ley marca con respecto a los plazos máximos permitidos desde que el ciudadano realizó el registro presencial.

6.2 Procedimiento de firma con certificado electrónico centralizado.

El procedimiento de firma electrónica con certificado electrónico centralizado garantizará que el acceso a los datos de creación de firma asociados al certificado sólo sea efectuado por el titular del mismo, por lo que para su uso se deberá haber autenticado previamente al ciudadano mediante dos factores de autenticación: la pareja identificador de Cl@ve con su contraseña de Cl@ve permanente, y un código de un solo uso (OTP) enviado por SMS a su móvil.

6.3 Procedimiento de renovación de los certificados electrónicos centralizados.

La renovación de los certificados centralizados para firma mediante la plataforma Cl@ve se podrá llevar a cabo de forma automática siempre y cuando se cumplan los requisitos que la ley marca con respecto a los plazos máximos permitidos desde que el ciudadano realizó el registro presencial. En caso contrario, para renovar su certificado el ciudadano tendrá que personarse en una oficina de registro para que se le provea de un nuevo código de activación y pueda volver a activarse su usuario y sus certificados.

La renovación automática se producirá cuando el ciudadano se disponga a firmar, se haya autenticado para poder acceder a su clave de firma y se detecte en ese momento que su certificado está caducado o próximo a caducar, hasta 2 meses antes de la fecha de expiración de su validez. En ese caso el sistema Cl@ve emitirá y almacenará automáticamente los nuevos certificados revocando previamente los antiguos, de acuerdo a la normativa vigente sobre certificados electrónicos reconocidos.

En todo caso el sistema informará al ciudadano de que se ha procedido a la renovación automática de sus certificados y le comunicará el nuevo periodo de validez de los mismos, informando también de que los anteriores certificados han sido revocados, especificando los motivos y la fecha y la hora en que el certificado quedará sin efecto.

6.4 Procedimiento de revocación.

La revocación de los certificados electrónicos centralizados del ciudadano se llevará a efecto en caso de renuncia o baja voluntaria del ciudadano en el sistema, en el caso de baja por fallecimiento y en el caso de revocación de oficio del acceso al sistema llevada a cabo por la Administración en las circunstancias que se determinen.

Una vez revocado un certificado, el sistema garantizará que no se podrá utilizar a partir de ese momento durante un proceso de firma.

El sistema podrá permitir también, con las garantías que se consideren necesarias, que el propio ciudadano pueda solicitar tanto presencial como telemáticamente la revocación exclusiva de su certificado electrónico de firma centralizado, sin necesidad de darse de baja en el sistema Cl@ve. La revocación deberá constatarse documentalmente, por lo que en cualquiera de estos procedimientos el ciudadano deberá firmar la solicitud de renuncia o revocación, ya sea con un certificado electrónico reconocido o de forma manuscrita.

7. Procedimientos de incorporación de registros de otros censos.

Tal y como establece el Acuerdo del Consejo de Ministros de creación de Cl@ve, para incorporar al Censo Cl@ve usuarios registrados en otros sistemas de identificación, autenticación y firma que existan con anterioridad al propio acuerdo, se deberá solicitar el consentimiento expreso del ciudadano.

En cualquier caso, los procedimientos de incorporación asegurarán que en estos censos se han cumplido los requisitos necesarios para poder asignar el nivel de garantía de registro y el sistema de identificación y autenticación correspondientes en el sistema Cl@ve. Asimismo, el procedimiento deberá permitir comprobar la veracidad y exactitud de los datos aportados desde los otros censos y se solicitará al usuario la aportación de los datos complementarios necesarios para completar el registro, todo ello manteniendo las mismas garantías que aplican al procedimiento de alta de usuarios en el sistema Cl@ve.

Se integrarán en una primera fase los censos del sistema PIN24H de la AEAT y del sistema usuario-contraseña de la Seguridad Social. En cualquier caso, la incorporación de registros de otros censos requerirá la autorización de la DTIC.