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5. Gastos de alojamiento y transporte

a) Los servicios asociados a un viaje se concertarán a través de contratos con agencias de viajes en los términos previstos en dichos contratos y de conformidad con lo dispuesto en el Real Decreto 462/2002.

b) Los órganos competentes para designar las comisiones de servicio exigirán de sus centros directivos y unidades dependientes, con carácter mensual, el correspondiente calendario de viajes a realizar en su ámbito, con el fin de que la gestión y planificación de los servicios de alojamiento y transporte se realicen con la antelación necesaria que permita el mayor ahorro de costes.

c) La solicitud de emisión de billetes de transporte y de bonos de alojamiento deberá hacerse con la necesaria antelación, lo que permitirá encontrar tarifas más económicas. Esta solicitud se realizará a la agencia de viajes contratada, acompañada de la orden de comisión de servicio ya autorizada.

La unidad administrativa proponente de la comisión de servicios deberá remitir la propuesta de designación al órgano competente para su aprobación al menos diez días antes de la fecha prevista para el desplazamiento del comisionado. El incumplimiento de este plazo deberá motivarse debidamente en la memoria justificativa a que se refiere el punto 7 de la presente Instrucción.

Con carácter general, la antelación mínima para la solicitud de emisión de los billetes y/o bonos deberá ser de siete días, debiendo justificarse el incumplimiento del citado plazo y motivarse debidamente en la memoria justificativa a que se refiere el punto 7 de esta Instrucción.

d) Alojamiento. En los términos previstos en los contratos de agencia de viajes, se podrá solicitar oferta de hoteles, que responderán con la opción económicamente más ventajosa existente en el momento de contratar los servicios, tomando como límite el grupo de dieta o gasto autorizado del comisionado. En función de sus necesidades, los Ministerios y organismos podrán establecer la obligación de utilizar los servicios de la agencia de viajes para la solicitud de oferta de hoteles.

e) Transporte. Tanto en los desplazamientos en avión, como en tren u otros medios de transporte, se utilizarán los servicios contratados de agencia de viajes, en los términos establecidos en dichos contratos. Con carácter general, se utilizará la tarifa turista, con restricciones para cambios y anulaciones, dado que esta modalidad abarata notablemente el coste del billete.

Excepcionalmente, y previa autorización expresa, el órgano competente para la designación de las comisiones de servicio, y a propuesta motivada del titular del órgano que propone la designación de las comisiones de servicio, se podrán utilizar otras tarifas.

A tal efecto la duración del viaje no constituirá, por sí sola, motivación suficiente para la autorización de lo anteriormente indicado y requerirá, en todo caso, además de la correspondiente justificación en la memoria, que el trayecto entre origen y destino supere las seis horas y la comisión de servicios sea inferior a tres días.

f) Con carácter general los desplazamientos se realizarán en transporte público, siendo excepcional el uso del vehículo particular y siempre que el mismo sea la alternativa más económica, debiendo justificarse lo indicado en la memoria a que se refiere el punto 7 de la presente Instrucción.

g) El uso de taxi quedará limitado a los trayectos entre aeropuertos o estaciones y el lugar de destino o residencia, exceptuándose de esta limitación el uso de taxi en aquellos países que, por razones de seguridad, quede justificado, así como excepcionalmente en aquellas otras circunstancias que se requiera y siempre previa autorización en la correspondiente Orden de comisión de servicio.

h) Con carácter excepcional, se autorizará el uso de los aparcamientos para el vehículo particular en las estaciones de ferrocarriles, autobuses, puertos o aeropuertos, permitiendo el estacionamiento en dichos aparcamientos durante un plazo superior a las 24 horas, siempre que se justifique que su coste es inferior al del taxi de ida y vuelta desde estos lugares hasta el punto en que se inicia o finaliza la comisión.