Sección III

Sección III. Diligencia debida respecto de cuentas preexistentes de persona física

A. Se aplicarán los siguientes procedimientos a las cuentas preexistentes de persona física a efectos de determinar la residencia fiscal.

B. Cuentas de menor valor.

Respecto a las cuentas de menor valor, las instituciones financieras podrán optar por aplicar el procedimiento previsto en el apartado 1 si se cumplen los requisitos previstos en el mismo o el procedimiento previsto en los apartados 2 y siguientes.

1. Domicilio. Si la institución financiera tiene registrado en sus archivos un domicilio actualizado de la persona física titular de la cuenta, basado en pruebas documentales, podrá considerar a dicha persona física como residente fiscal en el país o jurisdicción en el que esté ubicado el domicilio.

2. Búsqueda en archivos electrónicos. Si la institución financiera no aplica lo previsto en el apartado anterior, deberá revisar los datos susceptibles de búsqueda electrónica que posea respecto de cualquiera de los siguientes indicios y aplicar lo dispuesto en los apartados 3 a 6 siguientes:

a) Identificación del titular de la cuenta como residente en otro país o jurisdicción.

b) Dirección postal o domicilio actual, incluido un apartado de correos, en otro país o jurisdicción.

c) Uno o varios números de teléfono en otro país o jurisdicción y ningún número de teléfono en España.

d) Órdenes permanentes, excepto las relativas a cuentas de depósito, de transferencia de fondos a una cuenta abierta en otro país o jurisdicción.

e) Un poder notarial de representación vigente o una autorización de firma a favor de una persona domiciliada en otro país o jurisdicción, o

f) Instrucciones de retención de correspondencia o una dirección para la recepción de correspondencia en otro país o jurisdicción en caso de que la institución financiera no tenga ninguna otra dirección en sus archivos para el titular de la cuenta.

3. Si en la búsqueda electrónica no se descubre ninguno de los indicios del apartado anterior, no será necesaria ninguna otra medida hasta que se produzca un cambio de circunstancias a raíz del cual se asocien uno o varios indicios con la cuenta o hasta que la cuenta se convierta en una cuenta de mayor valor.

4. Si en la búsqueda electrónica se descubre alguno de los indicios del apartado 2 anterior, letras a) a e), o si se produce un cambio de circunstancias a raíz del cual se asocien uno o varios indicios con la cuenta, se deberá considerar al titular de la cuenta como residente fiscal en cada país o jurisdicción respecto del cual se haya encontrado algún indicio, salvo que se opte por aplicar el apartado B.6 y una de las excepciones de dicho apartado sea aplicable a esa cuenta.

5. Si en la búsqueda electrónica se descubre una instrucción para la retención de correspondencia o una dirección para la recepción de correspondencia y no se ha encontrado ninguna otra dirección ni ningún otro indicio enumerado en el apartado 2 anterior, letras a) a e), para el titular de la cuenta, se deberá llevar a cabo, en el orden que resulte más apropiado a las circunstancias, la búsqueda en los archivos en papel que se describe en el apartado C.2 o se intentará obtener del titular de la cuenta una declaración o pruebas documentales para determinar su residencia fiscal. Si con la búsqueda en papel no se consigue establecer ningún indicio y no prospera el intento de obtener la declaración o las pruebas documentales, la institución financiera deberá comunicar en la declaración informativa que la cuenta no está documentada.

6. A pesar del hallazgo de indicios de otro país o jurisdicción conforme al apartado 2 anterior, la institución financiera no tendrá que tratar al titular de la cuenta como residente fiscal en ese país o jurisdicción si:

a) La información del titular de la cuenta incluye una dirección postal o un domicilio actualizados en ese país o jurisdicción, uno o varios números de teléfono en ese país o jurisdicción (y ningún número de teléfono en España), u órdenes permanentes (relativas a cuentas financieras distintas de cuentas de depósito) de transferencia de fondos a una cuenta abierta en ese país o jurisdicción, y la institución financiera obtiene, o ha revisado previamente y conserva en sus archivos:

i) Una declaración del titular de la cuenta de su país(es) o jurisdicción(es) de residencia fiscal que no incluya ese país o jurisdicción, y

ii) Prueba documental que confirme el o los países o jurisdicciones de residencia fiscal incluidos en dicha declaración.

b) La información del titular de la cuenta incluye un poder notarial de representación o una autorización de firma vigentes a favor de una persona domiciliada en ese país o jurisdicción, y la institución financiera obtiene, o ha revisado previamente y conserva en sus archivos:

i) Una declaración del titular de la cuenta de su país(es) o jurisdicción(es) de residencia fiscal que no incluya ese país o jurisdicción, o

ii) Prueba documental que determine la(s) residencia(s) fiscal del titular de la cuenta que sea (sean) distinta(s) de la de ese país o jurisdicción.

C. Procedimientos de revisión reforzada de las cuentas de mayor valor.

Respecto a las cuentas de mayor valor, las instituciones financieras deberán aplicar los siguientes procedimientos de revisión reforzada.

1. Búsqueda en archivos electrónicos. Respecto de las cuentas de mayor valor, la institución financiera deberá revisar los datos susceptibles de búsqueda electrónica que mantenga para hallar cualquiera de los indicios descritos en el apartado B.2.

2. Búsqueda en archivos en papel. Si las bases de datos susceptibles de búsqueda electrónica de la institución financiera contienen campos para la inclusión y captura de toda la información descrita en el apartado C.3, no será necesario proceder a la búsqueda en los archivos en papel. En los casos en los que las bases de datos electrónicas no puedan capturar toda esa información, la institución financiera también deberá revisar, respecto de las cuentas de mayor valor, el fichero maestro actual del cliente y, en la medida en que no estén incluidos en él, los siguientes documentos asociados a la cuenta que dicha institución haya obtenido en los últimos cinco años para hallar cualquiera de los indicios descritos en el apartado B.2:

a) Las pruebas documentales más recientes recopiladas en relación con la cuenta.

b) El contrato o la documentación de apertura de cuenta más reciente.

c) La documentación más reciente obtenida por la institución financiera en aplicación de los procedimientos establecidos conforme a la Ley 10/2010, de 28 de abril, de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo y su normativa de desarrollo, o con otro propósito regulador.

d) Todo poder notarial de representación o autorización de firma vigentes, y

e) Toda orden permanente, excepto las relativas a cuentas de depósito, de transferencia de fondos que esté vigente.

3. Excepción en los casos en los que las bases de datos contengan suficiente información. La institución financiera no tendrá que proceder a la búsqueda en los archivos en papel descrita en el apartado C.2 en la medida en que su información susceptible de búsqueda electrónica incluya lo siguiente:

a) La condición del titular de la cuenta respecto de su residencia.

b) El domicilio y la dirección postal del titular de la cuenta que consten en los archivos de la institución financiera.

c) El número o números de teléfono del titular de la cuenta que, en su caso, consten en los archivos de la institución financiera.

d) En el caso de las cuentas financieras distintas de las cuentas de depósito, si existen órdenes permanentes de transferencia de fondos de la cuenta a otra cuenta, incluida una cuenta de otra sucursal de la institución financiera o de otra institución financiera.

e) Si existe una dirección para la recepción de correspondencia o una instrucción para la retención de correspondencia actual para el titular de la cuenta, y

f) Si existe algún poder notarial de representación o una autorización de firma en relación con la cuenta.

4. Consulta al gestor personal sobre su conocimiento de hecho. Además de las obligaciones previstas en los apartados 1 y 2 anteriores, se deberá consultar al gestor personal al que se le haya asignado toda cuenta de mayor valor, incluidas las cuentas financieras agregadas a esa cuenta de mayor valor, sobre su conocimiento de hecho de la residencia fiscal de la persona o personas que ostenten la titularidad de las mismas. Si el gestor personal conoce de hecho que dichas personas son residentes fiscales en otro país o jurisdicción, la institución financiera deberá tenerlo en cuenta a efectos del cumplimiento de las obligaciones de los artículos 3 y 4 de este real decreto.

5. Efectos del hallazgo de indicios.

a) Si en la revisión reforzada de las cuentas de mayor valor descrita anteriormente no se descubre ninguno de los indicios del apartado B.2 y no se determina conforme al apartado 4 anterior que su titular es residente fiscal en otro país o jurisdicción, no será necesaria ninguna otra medida hasta que se produzca un cambio de circunstancias que provoque que se asocien uno o varios indicios con la cuenta.

b) Si en la revisión reforzada de las cuentas de mayor valor descrita anteriormente se descubre alguno de los indicios del apartado B.2, letras a) a e), o si se produce un cambio de circunstancias posterior a raíz del cual se asocien uno o varios indicios con la cuenta, la institución financiera deberá tratar al titular de la cuenta como residente fiscal en cada país o jurisdicción en relación con el cual se haya encontrado algún indicio, salvo que opte por aplicar el apartado B.6 y una de las excepciones de dicho apartado sea aplicable a esa cuenta.

c) Si en la revisión reforzada de las cuentas de mayor valor descrita anteriormente se descubre una instrucción para la retención de correspondencia o una dirección para la recepción de correspondencia y no se ha encontrado ninguna otra dirección ni ningún otro indicio enumerado en el apartado B.2, letras a) a e), para el titular de la cuenta, la institución financiera deberá obtener de dicho titular una declaración o pruebas documentales para determinar su residencia fiscal. Si no puede obtener la declaración o las pruebas documentales, la institución financiera deberá comunicar en la declaración informativa que la cuenta no está documentada.

6. Si la cuenta preexistente de persona física no es una cuenta de mayor valor a 31 de diciembre de 2015, pero a la conclusión de un año natural posterior ha pasado a serlo, la institución financiera deberá llevar a cabo los procedimientos de revisión reforzada descritos en este apartado C en el año natural siguiente al año en el que la cuenta se convierta en una cuenta de mayor valor. Si basándose en esa revisión se identifica la cuenta como cuenta sujeta a comunicación de información, se deberá comunicar anualmente la información exigida sobre dicha cuenta relativa al año en el que se identifique como cuenta sujeta a comunicación de información y a los años siguientes, a menos que el titular de la cuenta deje de ser una persona sujeta a comunicación de información.

7. Una vez aplicados los procedimientos de revisión reforzada descritos en este apartado C a una cuenta de mayor valor, la institución financiera no estará obligada a volver a aplicarlos en años posteriores, a excepción de la consulta al gestor personal descrita en el apartado 4 anterior. No obstante, si la cuenta no está documentada, la institución financiera deberá volver a aplicarlos anualmente hasta que la cuenta pase a estar documentada.

8. Si se produce un cambio de circunstancias relativo a una cuenta de mayor valor a raíz del cual se asocien con la cuenta uno o varios de los indicios descritos en el apartado B.2, la institución financiera deberá tratar al titular de la cuenta como residente fiscal en cada país o jurisdicción en relación con el cual se haya encontrado algún indicio, salvo que opte por aplicar el apartado B.6 y una de las excepciones de dicho apartado sea aplicable a esa cuenta.

9. Las instituciones financieras deberán poner en práctica procedimientos para garantizar que los gestores personales identifiquen los cambios de circunstancias de una cuenta. Por ejemplo, si se notifica a un gestor personal que el titular de la cuenta tiene una nueva dirección postal en otro país o jurisdicción, la institución financiera tendrá que considerar la nueva dirección como un cambio de circunstancias y, si opta por aplicar el apartado B.6, tendrá que obtener la documentación pertinente del titular de la cuenta.

D. La revisión de las cuentas preexistentes de mayor valor de persona física deberá finalizarse a más tardar el 31 de diciembre de 2016. La revisión de las cuentas preexistentes de menor valor de persona física deberá finalizarse a más tardar el 31 de diciembre de 2017.

E. Toda cuenta preexistente de persona física que se haya identificado como cuenta sujeta a comunicación de información de conformidad con la presente sección deberá tratarse como cuenta sujeta a comunicación de información en todos los años siguientes, a menos que el titular de la cuenta deje de ser una persona sujeta a comunicación de información.